Человек-оркестр: почему современному организатору мероприятий нужно владеть десятком профессий

22.04.2025

0 5 Время чтения: 6 мин.

Подготовка крупных мероприятий — процесс очень непростой, и для этого организатору нужно обладать множеством навыков и знаниями в самых различных сферах.

Об интересных подробностях того, что происходит за кулисами при подготовке к мероприятиям, «Аргументам недели» рассказала Янина Агаповичева — Event проджект-менеджер, эксперт по организации крупных международных научных и бизнес-конференций.

— Какие ключевые компетенции сейчас востребованы у организаторов крупных конференций, особенно международных?

— Менеджмент на международном уровне — это не просто «общение с клиентом», а умение управлять интересами десятков сторон — от спонсоров до государственных структур, визовых агентств, логистов, партнёров, поставщиков и участников с разных континентов.

Подготовка международных конференций зачастую проводится совместно с подрядчиками и волонтёрами из разных стран. Поэтому нужно уметь работать с представителями различных культур, которые находятся в других часовых поясах и обладают разными стилями коммуникации. Знание хотя бы одного дополнительного языка, помимо английского, является большим плюсом.

Важно уметь оценивать риски. Отменили рейс спикера? Поменяли визовые правила за неделю до мероприятия? Вышел из строя основной зал? План B, C и даже D обязателен.

Умение работать с гибкими сценариями, страховками, форс-мажорами, юридическим минимумом — крайне важно. Для подготовки гибридных или онлайн-мероприятий необходимы знания в сферах IT и кибербезопасности.

Организаторы крупных мероприятий должны обладать финансовой грамотностью и уметь управлять многомиллионными бюджетами с учётом спонсорских денег, продаж билетов, налогов в разных странах и валютных колебаний. Прогнозирование, сценарное планирование, оптимизация расходов без потери качества тоже должны быть в сфере знаний и умений проджект-менеджеров.

Важной компетенцией является способность управлять проектом как живым организмом — особенно в работе с гибридными форматами, когда всё меняется на ходу. Опыт работы по Scrum или Kanban будет плюсом — особенно при параллельной подготовке нескольких потоков и команд.

Работа с договорами и визами, организация международных перевозок оборудования, авторские права на контент, спикерские контракты — для всего этого требуются юридическая и логистическая грамотность менеджера.

— Как вы справляетесь с таким множеством задач?

— Использую Jira. У каждой задачи есть ответственный, дедлайн, приоритет и связанный блок (бронь, контракт, e-mail и прочее).

Для реализации задач существуют разные уровни планирования:

• годовой/стратегический (цели, бюджеты, роадмапы);

• месячный/тактический;

• ежедневный/оперативный (что реально нужно сделать сегодня).

Применяю принцип «Я — не центр событий». Делегирование задач — это не роскошь, а необходимость. Никто не должен быть героем-одиночкой.

Необходимо чётко распределять роли и зоны ответственности между участниками проекта, особенно в мультинациональных командах. Работаю по формуле: «Я ставлю задачу, а не делаю её за тебя».

Использую метод «Рано — это вовремя». В международных проектах часто всё откладывается и идёт не по плану. Убираю «огоньки» до того, как они стали «пожаром».

Каждую пятницу я задаю себе вопросы. Что сработало? Что пробуксовывает? Что нужно перестать делать? Где «залипла» команда? И главное: что я не заметила, но должна была увидеть?

— Какие советы Вы можете дать новичку, который только входит в профессию и не знает, с чего начать?

— Пойми, что ты не «ивентер». Ты не просто бронируешь залы и делаешь бейджи. Ты — дирижёр. Оркеструешь людей, дедлайны, деньги, страхи, амбиции и форс-мажоры.

Сразу мысли системно: как построить процесс, а не просто решить задачу.

Освой базовый стек инструментов:

• Trello / Asana / Jira — управление задачами;

• Excel / Google Sheets — бюджетирование, тайминги, списки;

• Slack / Telegram / Zoom/ Teams — коммуникация;

• Canva / Figma (на уровне шаблонов) — визуализация;

• Google Docs / Drive — документация и командная работа.

Поработай «в поле». Лучшее, что ты можешь сделать — это волонтёрство или стажировка на крупной конференции. Почему? Потому что ты увидишь весь цикл работы изнутри, познакомишься с индустрией, заметишь, как работают профи и где они ошибаются. Даже неделя «на регистрации» или в отделе логистики даст больше, чем 10 онлайн-курсов.

Учись приоритезировать. Спроси себя: «Эта задача ведёт к цели проекта или просто занимает время?». Учись «резать шум», откладывать «несрочное» и просить помощи, если «тонешь».

Понимай, как зарабатываются деньги. Проект-менеджер должен понимать откуда деньги (спонсоры, билеты, гранты), и на что они уходят (рентабельность, расходы на команду, аренды, промо).

Научись говорить: «Не знаю, но разберусь». Это топ-навык. Не надо притворяться экспертом — главное, что ты быстро находишь ответ, признаёшь ошибки и спокойно ищешь решение.

— Что изменилось в подходах к организации конференций в постпандемийную эпоху за последние 5 лет?

— Произошёл переход от физического ивента — к гибридному продукту. Конференция теперь — это не просто день в зале, а многослойная экосистема: живой ивент, онлайн-участники, пост-ивентная платформа. Формат «один день — и забыли» сменился на «ивент как медиа»: записи, соцсети, воронки прогрева.

При этом выросла ценность человеческого взаимодействия. После Zoom-перенасыщения люди стали особенно ценить живое общение, но хотят, чтобы оно было осмысленным и интеллектуально обоснованным.

Networking — это уже не просто обмен визитками, а создание смыслов и связей, которые остаются после события.

Участники конференций стали соавторами. Публика стала более требовательной. Им важно вовлечение, интерактивность, кастомизация и личный трек участия. Стратегии вовлечения — геймификация, голосования, нетворкинг-игры и matchmaking по интересам.

Работа контент-продюсеров и режиссёров трансляций стала более востребованной.

— Какие навыки стали особенно актуальны?

— Гибкость и работа в неопределённости. Планы меняются на ходу: страна закрылась, спикер заболел, платформа «упала». В таких случаях большое значение имеют оперативность, стрессоустойчивость и многосценарное планирование.

Более актуальным стало Digital-first мышление. Нужно уметь думать цифрами: трекать аналитику, управлять CRM, анализировать воронки продаж билетов. Для этого важно знание event tech, платформ, интеграций, вебинарных и стриминговых решений.

Большое значение имеет умение строить комьюнити, а не просто организовывать ивенты:

• конференция — это часть воронки или сообщества, а не отдельный акт;

• роль проджект-менеджера теперь включает community-мышление, вовлечение участников до и после мероприятия;

• нужно отказываться от лишней печати, работать с локальными подрядчиками и быть доступным для разных аудиторий.

Важно: умение находить баланс между масштабом и ответственным подходом.

— Какой будет профессия эксперта по организации крупных мероприятий через 10 лет?

— Через 10 лет проджект-менеджер в индустрии ивентов станет кросс-дисциплинарным стратегом. Он будет соединять бизнес-цели, поведенческую аналитику, ESG-подходы и XR-технологии в одно целое. Его задача — не просто провести конференцию, а создать сценарий трансформации для участников и устойчивую платформу для роста бренда.

Проджект-менеджер будет управлять командами, в которых есть и люди, и цифровые ассистенты. Его инструментарием станут прогнозирующие дашборды, поведенческая аналитика и системы персонализированного опыта. Он будет мыслить не дедлайнами, а жизненным циклом аудитории. Если раньше его задачей было, чтобы всё прошло гладко, то через 10 лет будет необходимо, чтобы участник изменился, вырос бренд. И всё это должно быть устойчивым, масштабируемым и осмысленным.

Будущим проджект-менеджерам нужно будет мыслить, как системным дизайнерам. Проекты станут слишком сложными для линейного мышления. Проджект-менеджеру нужно будет уметь собирать экосистему из технологий, смыслов и людей, которая работает как единый организм. Это уже не просто «вписаться в дедлайн» — это про то, как запустить систему, где каждый элемент (контент, участник, место, формат) усиливает друг друга.

Понадобится системный подход: видеть не просто задачу, а паттерн. Почему регистрация ломается? Почему участники уходят после кофе-брейка? Почему нет повторных покупок? На эти вопросы должны быть ответы.

Проджект-менеджер будущего — это UX-дизайнер, продуктолог, архитектор и психоаналитик одновременно. И в этом его уникальность.

Проджект-менеджер по организации концеренций будет отличаться от ивент-менеджера ещё сильнее. Ивент-менеджер организовывает мероприятие. Проджект-менеджер строит модель, которая даёт результат.

Будущее за проджект-менеджером, который говорит: «Вот зачем это событие бизнесу, вот как оно вплетено в годовой цикл роста, вот какие KPI мы ставим, и вот как они будут достигнуты через формат, сценарий и работу с аудиторией».

Разница — как между человеком, который ставит сцену, и тем, кто ставит весь спектакль, зная, ради чего зритель пришёл в зал.

— Янина, наверняка за годы своей работы Вы сталкивались с курьёзными ситуациями, когда приходилось принимать нестандартные решения.

— Да, таких ситуаций было довольно много.

Однажды по дороге на мероприятие попал в аварию кабриолет для спикеров. Мне пришлось стать онлайн- автомехаником, оценивающим ущерб.

Учила модельной походке, когда в рамках одного из ивентов проходил конкурс красоты.

Выбирала подходящий зал для мероприятия в Китае с китайцем, пытаясь говорить на китайском языке, которого не знаю.

Была модельером: у спикера потерялся багаж, ехать за новым костюмом было некогда, и я раздела переводчика.

Однажды подрядчик привёз баннер с ошибкой в логотипе спонсора. Была пятница, вечер, печатать заново никто не мог. Я разобрала конструкцию, перевернула баннер наизнанку, а логотип распечатала в копи-центре и приклеила его скотчем, идеально по центру. Смотрелось как фирменный стиль.

На одном из мероприятий кейтеринг ошибся и привез только половину сендвичей для экскурсии. Я тихонько, чтобы никто не видел, порезала их пополам, благо они были большие.